Por que um CRM gera bons resultados em Clínicas Médicas

Os custos mencionados serão refletidos nos preços cobrados de clientes particulares ou repassados pelos convênios. Por isso, é crucial que o médico empreendedor saiba o que vender, em que quantidade, com qual relação entre preço e custos, para quem, como, quando e onde vender. Caso contrário, corre o risco de ter uma agenda lotada, mas com lucros mínimos ao final de cada mês!

O cliente mais valioso é aquele que retorna e que recomenda seus serviços. É essencial também ter conteúdo educativo para atrair interessados através de plataformas como Google, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, WhatsApp e LinkedIn.

Apesar do esforço necessário para produzir e editar conteúdo educativo e promocional para sua clínica, é muito comum que, ao receber um contato por telefone ou mensagem no WhatsApp, o cliente em potencial desista sem deixar seus dados, o que resulta em desperdício de tempo e dinheiro investidos em publicidade!

Cuidar da experiência do paciente do início ao fim é fundamental não só para garantir a fidelização, fazendo com que eles retornem, mas também porque clientes satisfeitos indicam novos bons clientes para sua clínica!

Os CRMs (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) são ferramentas que ajudam a monitorar os processos organizacionais e alinhar as atividades em uma clínica médica desde o primeiro contato com o cliente, proporcionando um atendimento excepcional com uma excelente percepção de valor. Isso contribui para que o cliente retorne e indique novos pacientes. Esses CRMs devem abranger todas as etapas, até o pós-venda.

Entenda melhor como a plataforma FELTZ pode ajudar nesse processo!

O que é um KANBAN?

O KANBAN é um método de gestão de processos que consiste em um quadro ou painel visual de fácil visualização. Desenvolvido pela Toyota a partir dos anos 1940, tornou-se mundialmente famoso por sua capacidade de reduzir tempo e custos de produção, ao mesmo tempo em que melhora o padrão de qualidade, evitando erros e produção inadequada.

Além disso, contribui para a diminuição do esforço operacional no processo de execução das fases do trabalho.

Os KANBANs podem ser físicos, como um painel anexado na parede, ou digitais, como o TRELLO ou PIPEFY, por exemplo.

Diferença entre KANBAN e CRM?

evido ao enorme sucesso dos KANBANs na gestão industrial, a mesma lógica passou a ser aplicada à gestão de vendas e ao relacionamento com os clientes.

A Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM, do inglês Customer Relationship Management) vai além de uma plataforma ou software; é todo o processo utilizado por empresas de diversos tamanhos para gerenciar e analisar as interações com clientes, antecipar necessidades e desejos, otimizar a rentabilidade, aumentar as vendas e personalizar campanhas de captação de novos clientes.

Na gestão de uma clínica médica, o CRM não termina com a venda de uma consulta, procedimento ou cirurgia. Pelo contrário, é durante essas fases que o KANBAN / CRM contribui para a execução, documentação e comunicação transparente com os pacientes e a equipe.

O CRM é um KANBAN?

Sim, trata-se de um kanban aplicado à gestão de processos de marketing e vendas.

As campanhas de marketing são investimentos significativos em termos de tempo e recursos financeiros, pois exigem testes e aplicação de diversas estratégias até que os resultados desejados sejam alcançados.

É natural que os esforços de marketing para atrair potenciais clientes (LEADS) necessitem de ajustes ao longo do tempo. No entanto, sem dados sobre LEADS e CLIENTES (aqueles que avançaram e efetuaram uma compra), os custos das campanhas podem superar os resultados obtidos.

Para otimizar tanto tempo quanto dinheiro, diversas empresas de tecnologia adaptaram a lógica dos KANBANS, originalmente concebidos para organizar o trabalho de produção, para a gestão e organização dos processos de marketing e vendas! Interessante, não é?

Se você já ouviu falar de empresas como RD Station, Trello ou Pipefy, então já está familiarizado com KANBANS usados para gerenciar o relacionamento com os clientes.

Clínicas Médicas podem usar CRMs?

É fundamental! Sem dados organizados sobre leads e clientes, a clínica não poderá desenvolver boas estratégias de marketing e prospecção de clientes! O custo disso será muito elevado, e não será possível determinar que tipo de conteúdo produzir e por onde começar.

Já testemunhei clínicas investindo de R$ 10 mil a R$ 100 mil mensais em campanhas de prospecção de clientes por meses a fio. É verdade que, com tal investimento, o telefone irá tocar, mas é igualmente certo que muito dinheiro será desperdiçado!

Na prática, quando uma pessoa interessada entra em contato com a clínica, as secretárias ou a equipe de atendimento costumam se limitar a responder perguntas básicas, como o preço da consulta, se atendem convênios ou qual é a data mais próxima disponível. Isso resulta em um enorme desperdício de potenciais clientes!

Do ponto de vista da atendente, pode parecer que ela “fez sua parte”, mas na prática, o resultado não é apenas zero, é negativo, pois não resultará em agendamento e ainda tomará o tempo da profissional, prejudicando outras atividades.

No mínimo, durante esse atendimento inicial, devem ser coletados e documentados o primeiro nome da pessoa, seu número de WhatsApp, como conheceu a clínica e qual é sua necessidade. Para que isso aconteça, é necessário orientar e auxiliar sua equipe. Simplesmente cobrar sem orientação não funciona!

Além de evitar erros, como uma paciente agendar consulta com um cirurgião vascular quando, devido à sua queixa, deveria ter procurado um clínico geral, essa conversa inicial também ajuda a evitar custos desnecessários e trabalho ineficaz para todos os envolvidos.

É essencial pensar no processo de atendimento como um todo, evitando desgastes que são repassados adiante e prejudicam a clínica, aumentam o trabalho da equipe de atendimento e deixam o paciente insatisfeito. A documentação correta dos dados também é crucial para a conversão de atendimentos em consultas e, posteriormente, de consultas em exames, tratamentos e cirurgias.

Se o software de gestão da sua clínica não o ajuda a entender e monitorar quem está chegando, como e por onde, então há um problema de gestão relacionado às ferramentas que você utiliza, que não estão ajudando sua equipe.

Se você não está medindo ou sabendo quem está chegando à sua clínica, então o nível de maturidade da gestão da sua clínica é baixo e a falta desse investimento pode estar prejudicando seus resultados, mesmo com muito esforço e muitas pessoas achando que estão fazendo sua parte.

Um CRM pode ser usado TAMBÉM para a gestão financeira?

No caso da plataforma FELTZ, sim!

Enquanto a maioria dos softwares de gestão de clínicas médicas é usada apenas para agenda e prontuário, a plataforma FELTZ é um sistema completo de gestão de relacionamento com clientes!

A FELTZ organiza as rotinas da sua clínica através de ferramentas para:

• Documentação de dados dos leads.
• Agendamento de consultas, exames, procedimentos e cirurgias, com a possibilidade de fazer a agenda individualizada de vários profissionais.
• Documentação de prontuário, incluindo anamnese, arquivos de exames, fotos e outros.
• Envio de mensagens pelo WhatsApp para confirmação de consultas e procedimentos, envio de orientações ao paciente e checklists de documentos cirúrgicos.

Além disso, oferece um setor financeiro completo, incluindo:

• DRE (demonstrativo de resultado do exercício) – mostrando quanto a clínica produziu, quais foram os custos e qual foi o lucro ou prejuízo do período.
• Fluxo de caixa – para checar pagamentos e recebimentos.
• Relatório de produção médica.
• Taxas de conversão.
• Processos de produção com checklists para cada fase do atendimento, inclusive o pré-cirúrgico.
• Pós-vendas.

Um dos maiores problemas com o uso correto de softwares de gestão de clínicas médicas é o módulo financeiro. Muitas clínicas simplesmente ignoram essa parte e recorrem a planilhas ineficientes, que dão muito trabalho, são falhas e não permitem uma boa visualização dos dados financeiros da clínica.

Isso ocorre por causa da estrutura dos softwares, que são como “páginas em branco” com infinitas possibilidades, mas sem orientação sobre como estruturar seus dados para ter bons relatórios financeiros para a tomada de decisão.

Um dos grandes diferenciais da plataforma FELTZ é que ela é recebida com dados pré-configurados de acordo com sua especialidade, facilitando o processo de alimentação dos bancos de dados. Com seus dados financeiros pré-configurados, os relatórios financeiros são automáticos e não exigem que sua equipe perca tempo preenchendo planilhas falhas!

Deixe a FELTZ cuidar da sua clínica e da sua equipe para você! FELTZ é uma metodologia de gestão de clínicas desenvolvida com médicos, por médicos e para médicos!

Se você quiser saber como melhorar o nível de organização da sua clínica, melhorar a percepção de valor e qualidade do seu trabalho e ainda ganhar muito mais, entre em contato pelo link abaixo e agende uma reunião com um de nossos atendentes.